Метрика Time to Fill (TTF): как рассчитать и сократить время закрытия вакансии — пошаговое руководство.

Сколько стоит один день простоя ключевой вакансии в вашей компании? Тысячу долларов? Десять? А если это позиция, от которой зависит запуск нового продукта или выполнение годового плана продаж?

Вы, как руководитель, инстинктивно чувствуете эту боль. Пустующее кресло — это не просто строка в HR-отчете. Это кровоточащая рана в вашем бизнесе: упущенная прибыль, перегруженная команда, сдвинутые сроки и, что хуже всего, лучшие кандидаты, которые уходят к более быстрым конкурентам.

Добро пожаловать на поле битвы за таланты в условиях жесточайшего кадрового голода. На этом поле выигрывает не тот, у кого больше бюджет, а тот, кто быстрее и точнее.

Меня зовут Волков Василий, и на страницах hh-shka.ru мы превращаем HR-процессы из центра затрат в драйвер роста. Сегодня мы не будем говорить общие слова. Мы вскроем вашу главную проблему — медленный найм — и дадим вам четкий, семишаговый план, как превратить хаотичный подбор в предсказуемую и эффективную машину.

Речь пойдет о метрике Time to Fill (TTF). Но забудьте о ней как о скучной цифре для отчетов. Для вас это — стратегический радар, который покажет, где именно вы теряете деньги, время и лучших людей. Изучив это руководство, вы получите не просто знания, а оружие. Готовы взять процесс под контроль?

📉 Цена промедления: почему медленный найм убивает ваш бизнес

Прежде чем что-то чинить, нужно осознать масштаб катастрофы. Затянутый найм — это не досадная задержка, а прямая угроза вашей прибыли и конкурентоспособности.

Вы теряете лучших. Таланты не ждут. Самые востребованные специалисты находят работу в среднем за 10 дней. Если ваш процесс отбора длится месяц (а средний TTF по рынку колеблется в районе 42-44 дней), вы соревнуетесь за тех, кто остался, а не за тех, кого хотели. 60% кандидатов признаются, что уходили из процесса из-за его затянутости.
Вы теряете деньги. Прямые затраты на закрытие вакансии, по данным SHRM, могут достигать 100 000 рублей. Каждый лишний день поиска увеличивает эту сумму. Но есть и скрытые потери, которые гораздо больше: производительность падает, существующая команда выгорает от двойной нагрузки, а проекты и продажи тормозятся. В России бизнес из-за нехватки кадров уже теряет до 23% выручки.
Вы разрушаете свой HR-бренд. Медленный и непрозрачный процесс найма кричит кандидатам: «Мы неорганизованны, мы не ценим ваше время, у нас бардак». Почти половина соискателей теряет интерес к вакансии, если не получает обратную связь в течение недели. Этот негативный опыт разносится по рынку, и в следующий раз к вам придет еще меньше сильных кандидатов.

Медленный найм — это роскошь, которую вы больше не можете себе позволить.

🎯 Time to Fill vs Time to Hire: в чем ключевое отличие метрик

Чтобы победить врага, его нужно знать в лицо. Многие компании совершают критическую ошибку, путая две ключевые метрики. Давайте раз и навсегда расставим все по своим местам.

🔎 Time to Fill (TTF) — Время на закрытие вакансии

Это ваш стратегический показатель. Он измеряет весь цикл с момента, когда бизнес осознал потребность в сотруднике (день утверждения заявки), до момента, когда кандидат принял ваше предложение (день принятия оффера).

Что он показывает? Общую эффективность и здоровье всей рекрутинговой машины компании, включая скорость согласований, работу нанимающих менеджеров и эффективность каналов поиска. Он отвечает на вопрос бизнеса: «Как быстро мы в принципе способны закрыть позицию?».

⏱️ Time to Hire (TTH) — Время на наем

Это ваш тактический показатель. Он измеряет скорость работы с конкретным кандидатом с момента его первого контакта с вами (отклик, сорсинг) до принятия оффера.

Что он показывает? Операционную эффективность рекрутера и скорость прохождения кандидатом воронки. Он отвечает на вопрос: «Насколько быстро мы работаем с талантами, когда они уже у нас на радаре?».

Почему это важно? У вас может быть молниеносный Time to Hire (рекрутер проводит кандидата по воронке за 5 дней), но ужасный Time to Fill (30 дней), потому что заявку на вакансию согласовывали три недели. Разделяя эти метрики, вы точно знаете, где пожар: в операционной работе рекрутера или в бюрократических процессах компании.

🧮 Как правильно рассчитать Time to Fill: формула и анализ

Цифра в вакууме бесполезна. Считать TTF ради галочки — все равно что измерять температуру, не зная, какая нормальна. Чтобы ваш радар показывал правду, используйте эти правила.

📐 Формула расчета

Time to Fill = (Дата принятия оффера кандидатом) - (Дата утверждения заявки на вакансию)

Ключевое здесь — единая методология. Все в компании, от рекрутера до CEO, должны понимать, что является точкой отсчета.

📊 Контекст — это всё

Не сравнивайте яблоки с апельсинами. TTF для младшего специалиста и для финансового директора — это две разные вселенные. Сегментируйте данные по грейдам, отделам и специализациям (IT, продажи, производство). Только так вы увидите реальную картину.
Знайте свои бенчмарки. Средний срок закрытия вакансии в России стремительно растет и уже может достигать 2-3 месяцев для трети позиций. Сроки для рабочих специальностей за два года выросли на 74%. Сравнивайте себя не с мифическим «идеалом», а с данными по вашей отрасли и собственными историческими показателями. Ваша главная цель — улучшать свой собственный результат.
Используйте рабочие дни. Для оценки эффективности процесса лучше считать в рабочих днях, чтобы исключить искажения из-за праздников и выходных.

🩺 Диагностика процесса: как найти «узкие места» в воронке найма

Прежде чем бросаться внедрять AI и строить кадровый резерв, проведите чекап. Низкая скорость — это симптом. Вам нужно найти болезнь. Проанализируйте длительность каждого этапа вашей воронки найма:

От заявки до публикации: Сколько дней уходит на согласование вакансии? Если больше 2-3 дней — это первое «бутылочное горлышко».
От публикации до первого релевантного отклика: Если проходят недели, а откликов нет — проблема в описании вакансии, зарплате или выбранных каналах.
От скрининга до интервью с рекрутером: Если здесь задержка, ваш рекрутер перегружен или неэффективно работает с ATS.
От интервью с рекрутером до интервью с нанимающим менеджером: Зависают кандидаты? Значит, нет слаженной коммуникации между HR и бизнесом.
От интервью до тестового задания (и его проверки): Длинные тестовые и долгая проверка — верный способ отпугнуть лучших.
От финального интервью до оффера: Промедление на этом этапе — критическая ошибка. Кандидат уже «остывает» и активно рассматривает другие предложения.

Разложив свой TTF на эти этапы, вы увидите, где именно теряются драгоценные дни.

🚀 Проактивный рекрутинг: как сократить TTF с помощью кадрового резерва и HR-бренда

Реактивный найм — это тушение пожаров. Профессионалы работают на опережение. Чтобы кардинально сократить TTF, нужно перестать искать людей «по факту» и начать строить систему.

Формируйте кадровый резерв (Talent Pipeline). Это ваш главный стратегический актив. Создайте и постоянно пополняйте базу сильных кандидатов, которые вам понравились, но не подошли на прошлые роли, или пассивных специалистов из ваших целевых компаний. Когда откроется вакансия, ваш первый шаг — заглянуть в эту базу, а не на сайт по поиску кандидатов. Это сокращает TTF в разы.
Усильте HR-бренд. Почему кандидаты должны хотеть работать у вас? Сильный бренд работодателя, который транслирует ваши ценности, культуру и возможности, — это магнит для талантов. Он сокращает расходы на найм до 43%, потому что люди приходят к вам сами.
Запустите реферальную программу, которая работает. Ваши лучшие сотрудники знают других лучших сотрудников. Реферальные программы — самый быстрый, дешевый и качественный источник кандидатов. Люди, пришедшие по рекомендации, быстрее нанимаются и дольше остаются.

🤖 Технологии и автоматизация: ускорение найма с помощью ATS и ИИ

Когда стратегия выстроена, пора наносить точечные удары по «узким местам» с помощью современных инструментов.

Внедрите ATS (Applicant Tracking System). Если у вас ее еще нет, вы воюете луком и стрелами против танков. ATS автоматизирует рутину: сбор резюме, коммуникацию, планирование интервью. Она дает бесценную аналитику по воронке и делает процесс прозрачным.
Используйте ИИ и автоматизацию. Современные AI-платформы могут анализировать резюме, проводить первичные видеоинтервью, оценивать soft skills и культурное соответствие, сокращая цикл найма на 50%. Чат-боты могут проводить первичный скрининг 24/7.
Оптимизируйте этапы. Безжалостно вырезайте лишнее. Нужно ли три этапа интервью? Можно ли заменить тестовое задание на кейс прямо на собеседовании? Принцип «сомневаешься — отказывай» экономит время. Ускоряйте проверку СБ, проводя ее параллельно с финальными этапами.

⚖️ Баланс скорости и качества: как связать Time to Fill и Quality of Hire (QoH)

И вот главный секрет элитного рекрутинга. Погоня за сокращением TTF любой ценой — это ловушка. Быстро нанять не того сотрудника гораздо дороже, чем подождать и найти подходящего.

Поэтому ваш радар должен быть двухкомпонентным. Вместе с TTF отслеживайте Quality of Hire (QoH) — качество найма. Эта метрика показывает, насколько ценным оказался новый сотрудник в долгосрочной перспективе (его производительность, соответствие культуре, срок работы в компании).

Высокий TTF — это плохо. Но низкий TTF на фоне низкой текучести на испытательном сроке и высокой производительности новичков — вот настоящий признак мастерства. Ваша цель — не просто скорость. Ваша цель — найти оптимальный баланс, который позволит нанимать лучших людей достаточно быстро, чтобы их не перехватили конкуренты.

✅ Ключевые выводы: от хаоса в найме к созданию команды-чемпиона

Time to Fill — это зеркало, отражающее эффективность вашего бизнеса. Глядя в него, вы можете видеть либо хаос, потери и упущенные возможности, либо четко отлаженный, предсказуемый и мощный механизм привлечения талантов.

Перестаньте быть жертвой кадрового голода. Возьмите процесс под контроль.

Диагностируйте свои процессы, чтобы понять, где вы теряете время.
Разделите TTF и TTH, чтобы видеть полную картину.
Постройте проактивную систему с кадровым резервом и сильным HR-брендом.
Вооружитесь технологиями для автоматизации рутины.
Найдите свой идеальный баланс между скоростью и качеством.

Сделав это, вы не просто сократите Time to Fill. Вы превратите HR-функцию в стратегическое преимущество, которое будет систематически поставлять вашему бизнесу главный ресурс для победы — лучших людей.

Волков Василий, hh-shka.ru